Gran parte dell’attività è svolta a titolo di volontariato. La gestione e l’amministrazione sono affidate al Consiglio di fondazione. La responsabilità scientifica è dell’archivista, che si avvale della consulenza dell’archivista cantonale e dell’aiuto di collaboratori.

Nei primi 25 anni la Fondazione, attraverso l’opera dello storico Cesare Santi, ha catalogato, riassunto e in parte trascritto i documenti del corpus iniziale e delle successive donazioni. A partire dal 2005 i regesti sono stati inseriti nella banca dati. Nel 2008 si è avviato un progetto di digitalizzazione e catalogazione di immagini storiche.

La Fondazione offre inoltre consulenza, aiuto e sostegno a ricercatori e interessati, gestisce il sito internet, promuove iniziative culturali (manifestazioni al castello 1996, ciclo di conferenze su storia e paesaggio del Moesano 2008) e pubblicazioni.